Regulamin usługi KSeF Mobile

Obowiązuje od 1 października 2026. Ostatnia aktualizacja: 30 września 2026.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady korzystania z usługi KSeF Mobile, na którą składają się aplikacja mobilna KSeF Mobile na iOS i Android, serwis internetowy ksefmobile.pl oraz panel użytkownika dostępny w tym serwisie (razem: Usługa).
2. Usługodawcą jest Dariusz Stępniak, prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Upcode, ul. Sporna 9, 95-015 Głowno, NIP 8341813553, REGON 100493608 (Operator). Kontakt: [email protected], tel. +48 698 685 890.
3. Regulamin jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Jest dostępny bezpłatnie na stronie ksefmobile.pl/regulamin w formie, która umożliwia jego pobranie, zapisanie i wydrukowanie.
4. Pojęcia użyte w Regulaminie:
   1. Użytkownik — osoba, która założyła Konto; może działać we własnym imieniu albo w imieniu firmy (np. jako właściciel, pracownik albo księgowy).
   2. Konto — indywidualne konto Użytkownika w Usłudze, zabezpieczone hasłem albo logowaniem przez Apple lub Google.
   3. Firma — przedsiębiorca identyfikowany numerem NIP, którego faktury Użytkownik odczytuje w Usłudze.
   4. KSeF — Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Ministra Finansów.
   5. Dane dostępowe KSeF — token KSeF albo certyfikat KSeF (z kluczem prywatnym), którym Użytkownik łączy Firmę z Usługą.
   6. Plan — pakiet Usługi (Free, Standard albo Biuro) z zakresem i limitami opisanymi w Cenniku na stronie ksefmobile.pl/cennik, który stanowi część Regulaminu.
   7. Przedsiębiorca na prawach konsumenta — osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego (w szczególności wynikającego z przedmiotu działalności udostępnionego w CEIDG).

§ 2. Czym jest Usługa

1. Usługa odczytuje z KSeF faktury Firmy (otrzymane i wystawione), zapisuje je, powiadamia Użytkownika o nowych fakturach powiadomieniami push i pozwala je przeglądać, wyszukiwać, filtrować, oznaczać (np. jako przeczytane, opłacone), eksportować (CSV, Excel, ZIP z plikami PDF) oraz udostępniać ich wizualizację w formacie PDF lub plik XML.
2. Usługa działa wyłącznie w trybie odczytu. Nie wystawia, nie wysyła, nie zmienia ani nie usuwa faktur w KSeF. Do połączenia wystarcza token z uprawnieniem do przeglądania faktur.
3. Źródłem prawdy o fakturach pozostaje KSeF. Wizualizacja i PDF tworzone przez Usługę mają charakter pomocniczy; w razie rozbieżności wiążąca jest faktura zapisana w KSeF.
4. Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców i osób działających w ich imieniu. Nie jest świadczona konsumentom w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego w zakresie ich spraw prywatnych.

§ 3. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Usługi potrzebne są: dostęp do internetu, aktualna przeglądarka internetowa (Safari, Chrome, Firefox, Edge) albo urządzenie z aktualną lub poprzednią główną wersją systemu iOS lub Android, aktywny adres e-mail oraz — do połączenia Firmy — Dane dostępowe KSeF.
2. Powiadomienia push wymagają zgody na powiadomienia w systemie urządzenia. Ich doręczenie zależy od usług Apple Push Notification Service i Firebase Cloud Messaging.
3. Zabronione jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym, próby obejścia zabezpieczeń Usługi, jej automatyczne masowe odpytywanie oraz korzystanie z Usługi w sposób zakłócający jej działanie.

§ 4. Konto i połączenie z KSeF

1. Umowa o świadczenie Usługi zostaje zawarta z chwilą założenia Konta, na czas nieoznaczony. Konto zakłada się adresem e-mail i hasłem albo przez Apple lub Google.
2. Użytkownik podaje prawdziwe dane, chroni hasło i dostęp do urządzenia oraz niezwłocznie informuje Operatora o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do Konta.
3. Łącząc Firmę z Usługą, Użytkownik oświadcza, że jest uprawniony do dostępu do jej faktur w KSeF i do powierzenia Operatorowi Danych dostępowych KSeF w celu świadczenia Usługi. Za skutki użycia Danych dostępowych KSeF bez uprawnienia odpowiada Użytkownik.
4. Dane dostępowe KSeF są przechowywane w postaci zaszyfrowanej, wykorzystywane wyłącznie do odczytu faktur i nigdy nie są pokazywane w aplikacji ani w panelu. Użytkownik może je w każdej chwili zmienić lub usunąć w Usłudze, a także unieważnić w Aplikacji Podatnika KSeF.
5. Jedno Konto może obejmować kilka Firm, w liczbie określonej przez Plan. Limity Planu dotyczą Konta właściciela Firmy.

§ 5. Plany, ceny i płatności

1. Plan Free jest bezpłatny. Plany Standard i Biuro są płatne w okresach miesięcznych albo rocznych, z góry, według Cennika obowiązującego w chwili zamówienia.
2. Ceny w Cenniku są cenami netto; do ceny dolicza się podatek VAT według obowiązującej stawki (obecnie 23%). Operator wystawia fakturę VAT na dane podane przy płatności.
3. Plany płatne kupuje się wyłącznie w serwisie ksefmobile.pl. Płatności obsługuje Stripe Payments Europe Ltd.; Operator nie przechowuje danych kart płatniczych. Aplikacja mobilna nie umożliwia zakupu.
4. Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejny okres, dopóki Użytkownik jej nie anuluje. Anulowanie jest możliwe w każdej chwili w panelu (Plan → Faktury, karta i anulowanie) i działa z końcem opłaconego okresu — do tego czasu Plan pozostaje aktywny, a następnie Konto przechodzi na Plan Free.
5. Zmiana Planu na wyższy działa od razu (z rozliczeniem proporcjonalnym przez Stripe); zmiana na niższy — od następnego okresu rozliczeniowego.
6. Po przekroczeniu miesięcznego limitu faktur Planu faktury są nadal odczytywane i zapisywane, a ograniczeniu podlega jedynie dostęp do ich szczegółów, PDF i treści powiadomień do końca miesiąca albo do zmiany Planu. Faktury starsze niż okres historii Planu pozostają zapisane, ale nie są wyświetlane.
7. Operator informuje o zmianie Cennika z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem e-mailem. Nowa cena obowiązuje od następnego okresu rozliczeniowego po jej wejściu w życie; Użytkownik, który się nie zgadza, może anulować subskrypcję przed tym terminem.
8. Brak płatności za kolejny okres skutkuje, po nieudanych próbach obciążenia, przejściem Konta na Plan Free. Dane nie są usuwane.

§ 6. Przedsiębiorca na prawach konsumenta

1. Przedsiębiorcy na prawach konsumenta przysługują uprawnienia wynikające z art. 38a ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta oraz art. 385⁵ Kodeksu cywilnego, w szczególności ochrona przed klauzulami niedozwolonymi i prawo odstąpienia od umowy.
2. Może on odstąpić od umowy o Plan płatny bez podania przyczyny w terminie 14 dni od jej zawarcia, wysyłając oświadczenie na adres [email protected]. Operator zwraca płatność w ciągu 14 dni tą samą metodą płatności. Jeśli na żądanie Użytkownika Plan zaczął działać przed upływem tego terminu, Użytkownik zapłaci za okres do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do ceny.
3. Postanowienia § 9 ust. 3–4 i § 12 ust. 3 nie dotyczą Przedsiębiorcy na prawach konsumenta w zakresie, w jakim byłyby sprzeczne z przysługującą mu ochroną.

§ 7. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Faktury odczytywane z KSeF mogą zawierać dane osobowe kontrahentów Firmy i osób w nich wskazanych. W zakresie tych danych administratorem jest Użytkownik (Firma), a Operator przetwarza je jako podmiot przetwarzający w jego imieniu. Niniejszy paragraf stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych w rozumieniu art. 28 RODO.
2. Przedmiot i cel: przetwarzanie danych z faktur wyłącznie w celu świadczenia Usługi (odczyt z KSeF, przechowywanie, wyświetlanie, wyszukiwanie, powiadomienia, eksport). Charakter: zbieranie, przechowywanie, porządkowanie, udostępnianie Użytkownikowi, usuwanie. Czas: przez okres obowiązywania umowy.
3. Rodzaje danych: imiona i nazwiska lub nazwy, NIP i inne identyfikatory podatkowe, adresy, numery rachunków bankowych, dane kontaktowe i inne dane zawarte w fakturach. Kategorie osób: kontrahenci Firmy będący osobami fizycznymi (w tym prowadzący działalność gospodarczą) i osoby wskazane w fakturach.
4. Operator:
   1. przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika — Regulamin i działania Użytkownika w Usłudze stanowią takie polecenie;
   2. zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do zachowania poufności;
   3. stosuje środki bezpieczeństwa, o których mowa w art. 32 RODO, w tym szyfrowanie transmisji i Danych dostępowych KSeF, kontrolę dostępu i kopie zapasowe;
   4. pomaga Użytkownikowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz obowiązków z art. 32–36 RODO, w zakresie wynikającym z charakteru Usługi;
   5. zgłasza Użytkownikowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia;
   6. po zakończeniu umowy usuwa dane (z kopii zapasowych — w ciągu 30 dni), chyba że prawo wymaga ich przechowywania;
   7. udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO i umożliwia audyt po uprzednim uzgodnieniu terminu, co najmniej 14 dni wcześniej, na koszt Użytkownika.
5. Użytkownik udziela Operatorowi ogólnej zgody na dalsze powierzenie danych podmiotom wymienionym w Polityce prywatności (hosting, poczta e-mail, doręczanie powiadomień). O zamiarze zmiany podmiotu przetwarzającego dane z faktur Operator informuje z 14-dniowym wyprzedzeniem; Użytkownik może wyrazić sprzeciw i rozwiązać umowę. Operator nakłada na te podmioty obowiązki ochrony danych nie mniejsze niż w tym paragrafie.
6. Dane z faktur są przechowywane na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Powiadomienie push zawiera wyłącznie nazwę kontrahenta, kwotę i numer faktury (kwotę można ukryć w ustawieniach) i przechodzi przez usługi Expo, Apple i Google na zasadach opisanych w Polityce prywatności.

§ 8. Dostępność Usługi

1. Operator dokłada starań, by Usługa działała nieprzerwanie, a nowe faktury były odczytywane z częstotliwością określoną w Planie.
2. KSeF jest systemem Ministra Finansów, na którego działanie Operator nie ma wpływu. Przerwy, awarie, limity zapytań i zmiany w KSeF mogą opóźnić lub uniemożliwić odczyt faktur; nie stanowi to niewykonania Usługi.
3. Operator może przeprowadzać prace techniczne, w miarę możliwości w godzinach nocnych i z wcześniejszą informacją w Usłudze.
4. Usługa nie zastępuje obowiązku samodzielnego sprawdzania KSeF ani terminów płatności i podatkowych.

§ 9. Odpowiedzialność

1. Operator odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usługi na zasadach ogólnych, z zastrzeżeniem poniższych postanowień.
2. Operator nie odpowiada za: działanie KSeF, usług powiadomień Apple i Google, sieci operatorów telekomunikacyjnych i urządzeń Użytkownika; skutki użycia Danych dostępowych KSeF bez uprawnienia; skutki ujawnienia hasła lub dostępu do urządzenia osobom trzecim.
3. Wobec Użytkowników będących przedsiębiorcami odpowiedzialność Operatora jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do kwoty opłat zapłaconych przez Użytkownika za Usługę w ciągu 3 miesięcy przed zdarzeniem powodującym szkodę, a w Planie Free — do kwoty 100 zł.
4. Ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie.

§ 10. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Usługi można składać e-mailem na adres [email protected] albo pisemnie na adres Operatora.
2. Reklamacja powinna zawierać adres e-mail Konta, opis problemu i oczekiwany sposób rozpatrzenia.
3. Operator rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania i odpowiada na adres e-mail, z którego ją wysłano.

§ 11. Rozwiązanie umowy

1. Użytkownik może w każdej chwili rozwiązać umowę, usuwając Konto w aplikacji (Ustawienia → Usuń konto), w panelu (Profil → Usuń konto) albo zgodnie z instrukcją na stronie ksefmobile.pl/usun-konto. Usunięcie Konta anuluje subskrypcję; opłata za rozpoczęty okres nie podlega zwrotowi, chyba że § 6 stanowi inaczej.
2. Operator może rozwiązać umowę z 30-dniowym wypowiedzeniem z ważnych przyczyn (np. zakończenie świadczenia Usługi), a ze skutkiem natychmiastowym — w razie rażącego naruszenia Regulaminu, w szczególności użycia Danych dostępowych KSeF bez uprawnienia. Opłata za niewykorzystany okres jest wtedy zwracana, chyba że przyczyną było naruszenie Regulaminu przez Użytkownika.
3. Po rozwiązaniu umowy dane są usuwane zgodnie z Polityką prywatności. Faktury w KSeF pozostają nienaruszone.

§ 12. Postanowienia końcowe

1. Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności.
2. Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zmiana funkcji Usługi, względy bezpieczeństwa). O zmianie informuje e-mailem i w Usłudze co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Użytkownik, który nie akceptuje zmian, może rozwiązać umowę przed tym dniem.
3. Do umowy stosuje się prawo polskie. Spory z Użytkownikami będącymi przedsiębiorcami rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Operatora.
4. Regulamin obowiązuje od 1 października 2026.